מעטים האנשים שיכולים לומר שהם אף פעם לא נותנים לתיבת הדואר הנכנס שלהם לצאת משליטה. גם אם אתה יותר תיבת דואר נכנס אפס חסיד, יש סיכוי הוגן שתמצא את עצמך עם תיבת דואר נכנס מוצפת כשאתה חוזר מחופשה או שאתה צריך לצאת למטה לפרויקט לכמה ימים.
במילים פשוטות, השארת מיילים במקום בו הם נוחתים מבזבזים זמן. אתה בזבוז 27 דקות בכל יום קריאה חוזרת של אימיילים שנמצאים בתיבת הדואר הנכנס שלך מכיוון שאתה לא יכול שלא לקרוא את מה שעיניך רואות.
מתי דרק ג'טר התחתן
תיבת דואר נכנס מלאה יוצרת גם יותר הסחות דעת. מחקרים מצביעים על כך שנדרש 23 דקות לחזור למשימה המקורית שלך לאחר שהופסק. בנוסף, תיבות דואר נכנס מלאות יוצרות עומס חזותי, שמדלדל את האנרגיה הקוגניטיבית שלך.
כדי לנקות את תיבת הדואר הנכנס שלך, תוכל לשאוף לבדוק כל דוא'ל בנפרד. עם זאת, זה ייקח שעות אם היית מקדיש דקה אחת בלבד לכל דוא'ל. החלופה מסוכנת באותה מידה - אתה יכול להעביר את כל הודעות הדואר האלקטרוני לתיקיית תפיסה אחת או למחוק את כולן ולהסתכן בהחמצת הערה חשובה.
עם זאת, באמצעות עבודת האימון וההדרכה שלי, זיהיתי שישה חיפושים שמזהים מיילים שצפויים לעבד באופן פרטני פחות מיילים. באמצעות חיפושים אלה, אתה יכול להעביר מאות - אם לא אלפי - הודעות דוא'ל מחוץ לתיבת הדואר הנכנס שלך תוך דקות, ולהשאיר את אלה שסביר להניח שדורשים בדיקה פרטנית.
לפני שתוכל לנצל את ששת החיפושים האלה, עליך ליצור שתי תיקיות דוא'ל. ראשית, צור 'ארכיון' ב- Outlook או 'כל הדואר' ב- Gmail, ואז צור 'קריאות', לא משנה באיזה שירות דוא'ל אתה משתמש. ברגע שתעשה זאת, הנה שישה חיפושים שבהם תוכל להשתמש כדי לזהות הודעות דוא'ל שלא צפויות להצדיק עיבוד פרטני.
1. העבר את כל הודעות הדוא'ל מעל גיל 7 לארכיון / כל הדואר
ל מחקר 2018 מתוך 1,200 צרכנים מצאו שרק 13 אחוז מהלקוחות ופחות מאחוז אחד מהעמיתים לעבודה מצפים לתגובה לדוא'ל לאחר יומיים. אין סיכוי קטן ששולח דוא'ל בן שבוע עדיין מצפה לתגובה. כדי להסיר עוד אימיילים, שנה את זה לחמישה או אפילו שלושה ימים.
brandi maxiell תאריך לידה
בידוד הודעות דוא'ל אלה באמצעות רצפי חיפוש אלה ולאחר מכן העבר אותם לארכיון / כל הדואר:
- Gmail: בתיבת הדואר הנכנס ישן יותר מאשר 7 ד '
- Outlook: התקבל:<=1/27/19 (replace with the date 7 days ago)
2. העבר את כל הודעות הדואר האלקטרוני שעליהן אתה מקודד ושאינן מעל גיל 3 ימים לארכיון / כל הדואר
כאשר מקבלים הודעה בדוא'ל, יש פחות סיכוי שתצטרך להגיב אם עדיין לא עשית זאת. מצא את הודעות האימייל האלה באמצעות רצפי החיפוש הבאים ואז העבר אותם לארכיון / כל הדואר.
- Gmail: cc: לי מבוגר יותר מאשר: 3d
- Outlook: cc: הדוא'ל שלך, שהתקבל:<=1/27/19 (replace with the date 3 days ago)
3. העבר הודעות דוא'ל שלא שמך שמותן מעל 3 ימים לארכיון / כל הדואר
פחות דוא'ל שאינו כולל את שמך ידרוש את תגובתך. הודעות דוא'ל מסוימות (למשל, ממוענות לצוות או שהתחילו ב'היי הכל ') עשויות לדרוש את תגובתך, אך על ידי שילוב קריטריון השם החסר לקריטריון בן 3 ימים, תוכל להפחית את הסיכון להחמיץ משהו חשוב.
- Gmail: -matt ישן יותר מאשר: 3d
- Outlook: לא התקבל מאט:<=1/27/19 (replace with the date 3 days ago)
4. העבר את כל הודעות הדוא'ל של רשימת הדיוור ועלון לתיקיית הקריאות שלך
אינך צריך לקרוא עלון. העבר אותם לתיקיית הקריאות שלך והגדר כללים / פילטרים כדי לכוון אותם לשם באופן אוטומטי בעתיד.
אין דרך מושלמת למצוא הודעות דוא'ל אלה, אך תוכל להשתמש בחיפוש זה ובחלק הבא כדי להשיג את רובם:
carly rose sonenclar שווי נקי
- Gmail: in: תווית תיבת הדואר הנכנס: ^ בטל ביטול
- Outlook: בטל את הרישום או 'ביטול הסכמה'
5. העבר הודעות דוא'ל שנותרו לרשימת התפוצה לקריאות על ידי חיפוש אחר מונחים נפוצים של רשימת תפוצה
לאחר השימוש בחיפוש הקודם, חפש את המונחים הבאים ב- Gmail וב- Outlook כדי למצוא את המתחרים: 'מדיניות פרטיות' אוֹ 'תנאים והגבלות' אוֹ 'העדפות' אוֹ 'צפה בדפדפן' אוֹ 'צפה כדף אינטרנט.'
6. מחק הודעות על תגובות להזמנות ליומן
אמנם הודעות דוא'ל המודיעות לך שמישהו יכול להשתתף בפגישה הקרובה עשויה להועיל כרגע, אך אין צורך לאפשר למיילים אלה לסתום את תיבת הדואר הנכנס שלך, כאשר אתה יכול להציג את תגובות האנשים במצטבר לכל פגישה בהזמנה עצמה.
קדימה ובידוד הודעות דוא'ל אלה ואז מחק אותן:
- Gmail: מאת: calendar-notification@google.com
- תחזית: 'שעון האוקיינוס השקט' (החלף באזור הזמן שלך). למרבה הצער, אין דרך סופר פשוטה לבודד הודעות דוא'ל אלה ב- Outlook.
חיפושים אלה עשויים לאחסן כמה הודעות דוא'ל שאתה רוצה להישאר בתיבת הדואר הנכנס שלך, אך היתרונות עולים בהרבה על הסיכון. בנוסף, תוכל למצוא את הודעות הדוא'ל האלה בתיקיות שלך באותה קלות שהיית עושה בתיבת הדואר הנכנס שלך.
