דואר אלקטרוני הוא המסמך הנפוץ ביותר בעולם העסקים. למרבה הצער, הודעות דואר אלקטרוני רבות כתובות בצורה גרועה כל כך, עד שהנמענים חייבים להתאמץ להבין מדוע הם קוראים את הדואר האלקטרוני ומה הם אמורים לעשות בקשר לזה.
הערה: כדי לחדד את כישורי הדוא'ל שלך, הירשם ל עלון שבועי בחינם.
כמה גבוה ג'פרי זקריאן
להלן שיטה חסרת תקלות לכתוב מיילים שמסיימים את העבודה.
1. חשוב על החלטה ספציפית.
המטרה של דואר אלקטרוני היא תמיד לגרום לנמען / ים לקבל החלטה כלשהי. אחרת, למה לטרוח לכתוב את זה?
לכן, לפני שאתה כותב משהו, שאל את עצמך: בְּדִיוּק איזו החלטה אני רוצה שהמקבל יקבל?
כמו בכל כתיבה עסקית, עמימות היא ההפך משימושי. ככל שהמטרה ברורה יותר, כך הדואר האלקטרוני שלך יהיה משכנע יותר.
2. התחל בכתיבת המסקנה שלך.
המסקנה שלך היא הצהרה על ההחלטה שאתה רוצה שהנמען יקבל, על סמך תוכן הדואר האלקטרוני שלך.
בבית הספר הם כנראה לימדו אותך להתחיל בהקדמה ולסיים במסקנה. שגוי.
לאיש בעולם העסקים אין זמן להסתובב בפיתוח רעיון. אם לא תגיד להם מיד את הסיבה לדואר האלקטרוני, רוב הסיכויים שהם פשוט ימשיכו הלאה.
אז אתה מתחיל עם המסקנה שלך. לדוגמה, נניח שהמטרה שלך היא לגרום לבוס שלך לאשר מכון כושר פנימי.
שגוי:
ג'ים,
כידוע, היעדרות עובדים מוכרת בדרך כלל כבעיה מתמשכת עם השפעה כספית תלולה, הן בחברה שלנו והן בחברות אחרות בענפינו. [יאדה, יאדה, יאדה] לכן, עלינו לשקול להקצות כסף להתקנת חדר כושר במתקן המטה שלנו.
ימין:
ג'ים,
אני רוצה שתאשר התקנת חדר כושר פנימי.
3. בנה את הטיעון התומך שלך ב'נתחים לעיכול '.
לאחר שהצהרת את מסקנתך, נהל את הטיעונים התומכים במסקנתך (כלומר ההחלטה שאתה רוצה לקבל). כדי להפוך את הטיעונים שלך ל'מעכלים ', שבר אותם ל'נתחים' קטנים, והציג לכל נקודה פורמט ומבנה משפט דומים.
שגוי:
על פי דו'ח ממשלתי שפורסם לאחרונה, הכושר הגופני הקבוצתי הוא חשוב ביותר למרות שמעט מאוד חברות אכן מפגינות מחויבות כלפיו! חברות רבות מזהות כושר גופני כנכס תחרותי מוערך, אך אין להן תוכנית לשיפור בתחום זה, למרות שכושר גופני קשור קשר הדוק להצלחה כלכלית ואישית ארגונית ואישית. אני מרגיש שאם לא נתייחס לנושא הכושר הגופני מכיוון שהוא משפר את הפרודוקטיביות במקום העבודה, נשאיר מאחור.
ימין:
חדר כושר פנימי:
- הפחת היעדרות.
- הגדל את התפוקה הכוללת.
4. לחזק כל ויכוח עם ראיות.
נאמר שלכולם יש שני דברים: סוגר ודעה. אלא אם כן תספק עובדות המגבות את טיעוניך, הדואר האלקטרוני שלך הופך להיות ענק אחד, דעה ולכן, בעיני הנמען, אתה בטח נראה כמו אחד, ענק ... ובכן ..., אתה מקבל את הרעיון .
שגוי:
חדר כושר בבית יפחית את היעדרות כי אז אנשים ירצו להגיע לעבודה במקום להישאר בבית והם לא יחלו כל כך.
ימין:
- הפחת היעדרות. על פי סקר של מכון הבריאות הלאומי שנערך בקרב 1,000 חברות, חברות עם מכוני כושר פנים חווים 20% פחות היעדרות מאלה שחסרים להם מתקנים כאלה.
5. חזור על מסקנתך כ'קריאה לפעולה '.
בסוף הדואר האלקטרוני, חזרו על המסקנה באופן שיספק למקבל את הצעד הבא שעל הנמען לבצע, בהנחה שהנמען מסכים כעת למסקנתכם, על סמך כוח הטיעונים והראיות שלכם. שמור על זה פשוט וספציפי.
שגוי:
תומך מאוד בתמיכתך בפרויקט זה.
ימין:
אם תשיב להודעת דוא'ל זו באישורך, אני אתחיל לתהליך.
מה השווי הנקי של פרד זוגות
6. שמרו הטבה בשורת הנושא.
שורת הנושא שלך (המכונה 'כותרת') היא החלק החשוב ביותר בדואר אלקטרוני, ולכן אתה כותב אותו אחרון לאחר שרשמת את מסקנתך ואת הטיעונים והראיות התומכות במסקנה זו.
באופן אידיאלי, שורת נושא אמורה לבצע שתי משימות חשובות: 1) לעניין את הנמען מספיק כדי שהדואר האלקטרוני ייפתח ויקרא, ו- 2) מרמז על המסקנה שאתה רוצה שהנמען יקבל.
ברוב המקרים, הדרך הטובה ביותר לבצע את שתי המשימות היא לצמצם תועלת (או הטבות) שתנבע מההחלטה שתרצה שהמקבל יקבל.
שגוי:
נושא: ההשפעה הבריאותית של תכניות כושר עובדים בבית
ימין:
נושא: כיצד אנו יכולים להפחית היעדרות
לסיום, הנה שני הודעות הדואר האלקטרוני:
שגוי:
אל: Jim@Acme.com
נושא: ההשפעה הבריאותית של תכניות כושר עובדים בבית
ג'ים,
כידוע, היעדרות עובדים מוכרת בדרך כלל כבעיה מתמשכת עם השפעה כספית תלולה, הן בחברה שלנו והן בחברות אחרות בענפינו. חדר כושר בבית יפחית את היעדרות כי אז אנשים ירצו להגיע לעבודה במקום להישאר בבית והם לא יחלו כל כך. לכן, עלינו לשקול להקצות כסף להתקנת חדר כושר במתקן המטה שלנו. תומך מאוד בתמיכתך בפרויקט זה.
ג'יל
ימין:
אל: Jim@Acme.com
נושא: כיצד אנו יכולים להפחית היעדרות
ג'ים,
אני רוצה שתאשר התקנת חדר כושר פנימי. זה יהיה:
- הפחת היעדרות. על פי סקר של מכון הבריאות הלאומי שנערך בקרב 1,000 חברות, חברות עם מכוני כושר פנים חווים 20% פחות היעדרות מאלה שחסרים להם מתקנים כאלה.
- הגדל את התפוקה. יש לנו 50% יותר היעדרות מאשר חברות אחרות בענף שלנו, ולכן צמצום המספר הזה ב -20% יגדיל באופן אוטומטי את התפוקה שלנו ב -10%.
אם תשיב להודעת דוא'ל זו באישורך, אני אתחיל לתהליך.
ג'יל
ברצינות, איזה משני הדואר האלקטרוני לדעתך סביר יותר שיקדם את סדר היום שלך?
אוהב את הפוסט הזה? אם כן, הירשם ל- עלון מקור מכירות בחינם .
