כיצד להשתמש ב- Google Apps לשיפור העסק שלך

תוך כדי מחשוב ענן אינו בדיוק מושג חדש, Google Apps בהחלט שידדה את הטכנולוגיה כך שעסקים בכל מקום יוכלו לנצל את המהירות, הנגישות והאחסון שלה. חבילת Google Apps, הכוללת סימנים מסחריים פופולריים כגון Gmail, יומן Google ו- Google Docs, יכולה להפוך את זרימת העבודה בקרב העובדים שלך לזרום יותר, ואף לספק שיטות טובות יותר לאינטראקציה עם לקוחות ולקוחות. המדריך הבא ידגיש את הסיבות והדרכים להטמעת Google Apps לשיפור הפעילות של החברה שלך.


כיצד להשתמש ב- Google Apps לשיפור העסק שלך: מדוע להשתמש ב- Google Apps?

אחד היתרונות המיידיים שיש ל- Google Apps לעסקים על פני תוכנות שולחן עבודה מסורתיות, כמו Microsoft Office, הוא עלות-תועלת. רק 50 דולר לשנה, חבילת Google Apps כוללת מספר בלתי מוגבל של חשבונות משתמש, גישה לכל היישומים של גוגל, 25 ג'יגה בייט של אחסון דואר אלקטרוני לעובד, תמיכת לקוחות 24/7, והבטחת זמן הפעלה ברשת של 99.9 אחוזים. (יש גם גרסה חינמית עם כמות מוגבלת של אבטחת רשת וחשבונות משתמשים, כמו גם פחות אפליקציות ואחסון.) בהשוואה לרוב תוכנות העסקים וה- IT, שמגיעות לרוב עם מספר מוגבל של רישיונות לרכישה (שלא לדבר על חובה. שרתים חיצוניים לארח את המערכת), Google Apps יכול להיות רק המפתח לסחוט כמה גרושים נוספים מהתקציב שלך.

'אם היינו קונים עותקים של מיקרוסופט אופיס לכולם בחברה, אנחנו כבר חוסכים עשרות אלפי דולרים', אומר בריאן וויריק, סגן נשיא לפעילות בחברת Raidious, חברת פיתוח תוכן מבוססת אינדיאנפוליס. לצד החיסכון בעלויות, אומר Wyrick כי Raidious אימצה את חבילת Google Apps בגלל הנגישות שהיא מעניקה למעצבים ולמפיקים שלהם באזורים שונים בארץ.

'שירות טוב לכל חברת סטארט-אפ', אומר וויריק, 'ולהיות מסוגל לדבר עם שכירה חדשה בטלפון ולהגדיר אותם עם תוכנית אינטרנט מבלי שאיש IT צריך להעניק להם גישה זה דבר נהדר. '

יתרון נוסף של גוגל אפליקציות הוא יכולתו של כל יישום להשתלב זה בזה - תכונה שקן הייס, הבעלים של חברת פרסום באינטרנט באינטרנט באוניברסיטת טולוקה, בקליפורניה, אומר שהוא אסיר תודה עליה. 'מה שטוב ב- Google Apps הוא העובדה שאני יכול להקים חשבון עיקרי אחד לעסק שלי - והדואר האלקטרוני, היומן והאתר שלי קשורים זה לזה', הוא אומר. 'בטח, יש שם דוא'ל טוב יותר, אבל אף אחד לא הבין איך לקשור את הכל כמו גוגל.'

Dig Deeper: Google Apps במשחק


כיצד להשתמש ב- Google Apps לשיפור העסק שלך: ייעול תקשורת פנימית עם Gmail

כאשר Gmail הגיע לראשונה למקום, לקוח הדואר האלקטרוני האישי זכה לשבחים על יכולת האחסון שלכאורה חסרת תחתית ויכולות החיפוש המהירות של תיבת הדואר הנכנס. אך עם שילובם של Google Apps, רבות מהפונקציות של Gmail עובדות באותה מידה ביעילות עבור עסקים. שוב, אחד המאפיינים המועילים ביותר של Gmail הוא גורם הענן - מכיוון שאין תוכנה מסורבלת לדאגה, Gmail נגיש לעובדים שלך מכל מקום, מבלי שתצטרך להוריד אנשי קשר או הודעות למכשירים.

'אחד הדברים הנהדרים ב- Gmail הוא שהוא מבוסס דפדפן', אומר וויריק. 'אנחנו מתחברים דרך הטלפונים שלנו ולקוחות IMAP. זו היכולת שלא צריך לומר 'הנה ההתקנה שלך של Outlook'.

שיחות השרשור של Gmail עוזרות גם לפשט את ההודעות בקרב עמיתים. לדוגמא, אם מספר מסמכים מוסמכים בדואר אלקטרוני, או אם מספר הודעות דואר אלקטרוני מכילות את אותה שורת נושא, כל ההודעות מקובצות יחד עם כל דואר אלקטרוני חדש שנשלח, ויושבות בצורה מושלמת בראש הדף שלך. תיבת דואר נכנס וסילוק הטרחה שצריך לבדוק הודעות קודמות.

כמו כן, לכל סביבת משרד צריכה להיות שיטה למשלוח הודעות מהירות ורגעות, והתשובה של ג'ימייל היא צ'אט של גוגל, המובנה ישירות בממשק של תיבת הדואר הנכנס. 'באמת צמצמנו את הצורך במערכת הטלפוניה הפנימית שלנו', אומר ווייריק על השימוש הגאוני בשליח. בתכונת הצ'אט יש גם רכיב ועידת וידיאו שיכול להיות שימושי כאשר עמיתים ועובדים צריכים להתכתב ממקומות מרוחקים.

בעוד שג'ימייל הוא לקוח דואר אלקטרוני נהדר, Wyrick ממליץ להקצות מנהלי חשבונות מרובים לחשבון העסקי המשותף שלך. 'ברגע שאתה נרשם, אתה אף פעם לא רוצה לקבל את כל הביצים שלך בסל אחד,' הוא אומר. 'יום אחד תצטרך לעשות משהו כאשר אותו מנהל אינו זמין.'

לחפור עמוק יותר: אל תשלם שוב עבור אירוח דוא'ל


כיצד להשתמש ב- Google Apps לשיפור העסק שלך: סנכרון פגישות ואירועים דרך יומן Google

תלוי בסוג העסק שלך, קביעת פגישות יכולה להיות כאב ראש אמיתי. עובדים אחדים (או, רק אחד) אחראים בדרך כלל למעקב אחר העברת תאריכים ושעות, שיטה שתורמת להחלקה ופיסוחים שהוחמצו. באמצעות יומן Google, מספר עובדים יכולים לפרסם אירועים בלוח שנה אחד שכל החברה יכולה לגשת אליו ולערוך בהתאם. בנוסף, ניתן לקודד את לוחות השנה הללו כך שהצופה יודע לשינויים בפגישות. מנהלי מערכת יכולים גם להגדיר הרשאות ליומנים, כך שרק עובדים מסוימים יוכלו לראות או לערוך פריטים.

גרג קרוס, מייסד קרוס קריאטיב, חברת שיווק דיגיטלי מבוססת אינדיאנה, גרינפילד, אומר כי הוא עודד לאחרונה את אחד הלקוחות הגדולים שלו לאמץ את לוח השנה של גוגל כדי לסייע במיון ופגישות. '[הוא] הבעלים של מרכז ייעוץ, והוא בא אליי ואמר,' יש לנו ארבעה מדריכים ואנחנו מחפשים דרך שבה הלקוחות שלנו יכולים לקבוע פגישות באינטרנט ולהשאיר אותם פרטיים ', אומר קרוס. 'אתה יכול להגדיר את זה כך שהוא לא יראה שאתה עורך פגישת ייעוץ עם 'ג'ון דו' בנושא דיכאון. '

תכונה שימושית נוספת ביומן Google היא היכולת ליצור אירועים באמצעות Gmail. כאשר אתה מוסיף את כתובת הדואר האלקטרוני של העובד לאירוע ביומן, נשלחת לעובד הזמנה לאשר את השתתפותו. לאחר האישור, כל עובד יכול לצפות ולהוסיף הערות לאירוע.

Dig Deeper: Tech Tech: סוכנות המודעות עוברת לאפליקציית אינטרנט


כיצד להשתמש ב- Google Apps לשיפור העסק שלך: שיפור שיתוף הפעולה וניהול הפרויקטים עם Google Docs

Google Docs הוא יישום המאפשר למשתמשים מרובים ליצור ולערוך מסמכים, מצגות וגיליונות אלקטרוניים - הכל באינטרנט. בדרך כלל, עמיתים לעבודה משתפים מסמכים באמצעות שליחת דואר אלקטרוני של קבצים מצורפים זה לזה, מה שמביא לרוב לגרסאות קבצים שגויות ולעותקים מפוזרים ומוטעים. באמצעות Google Docs הקובץ נערך בענן, שם נשמרים תיקונים ושוחזרים אוטומטית.

כמו רוב שאר Google Apps, מנהלי מערכת יכולים להגדיר הרשאות ב- Google Docs כך שרק עובדים מסוימים רשאים להציג ולשתף קבצים. תכונה נוחה נוספת היא היכולת לייצא את המסמכים לסוגים שונים של סיומות קבצים, דבר שיכול להועיל באותם זמנים בהם לקוח או לקוח זקוקים לקובץ PDF בהקדם האפשרי.

'אני משתמש ב- Google Docs באופן פנימי,' אומר קרוס. 'יש לי מעצב גרפי שעובד רק במשרה חלקית, אז אני מפרסם שם הערכות והצעות לקוח.' השימוש ב- Google Docs לעריכת קבצים נפוצים אחרים כגון מסלולי טיול, עלונים ומאמרים יכול לסייע בפתרון בעיות נפוצות המתעוררות בקרב עובדים בעת שיתוף פעולה בפרויקטים.

שימושי לא פחות מ- Google Docs לבעלי עסקים רבים, Wyrick מ- Raidious אומר שדבר אחד שיש לזכור הוא העובדה שאנשי הצוות שלך יהיו בעלי מיומנויות מחשב שונות. לכן, אם וכאשר אתה מיישם את Google Docs ליצירה ועריכה של הקבצים החשובים ביותר שלך, אומר Wyrick, אולי כדאי יהיה לבחור אלוף בפרויקט שמבין את היישום.

'יתכן וישנם משתמשים שפחות יתלהבו מהשינויים', אומר וויריק. הוא גם ממליץ למצטרפים חדשים לפקוד את מדריך העזרה באתר Google Apps.

לחפור עמוק יותר: 10 טיפים לאתחול הטכנולוגיה שלך


כיצד להשתמש ב- Google Apps לשיפור העסק שלך: שיתוף הידע של החברה עם אתרי Google

אתרי גוגל הם כלי בסיסי לבניית אתרים בו חברות יכולות להשתמש כדי ליצור מרכז אינטרא-נט פרטי של עובדים לעובדים, או אפילו נחלה ציבורית המשמשת את הפנים של העסק שלך. אתרי גוגל מאפשרים לך לייבא מידע מאפליקציות אחרות, כגון לוח השנה לפגישות שלך או טופסי לקוח סטנדרטיים, ולפרסם אותו באתר שלך כדי שהעובדים או הלקוחות יוכלו לגשת אליו בקלות.

'אתרי גוגל זה כמו מערכת וויקי', אומר הייז, שמשתמש ביישום כדי שהוא ושותפו העסקי בדנמרק יוכלו לעקוב אחר פרויקטים, רעיונות וקבלנים של החברה. 'יש לי קטעים שהוגדרו לרעיונות של המתחרים שאנחנו רוצים לשפר, ואפילו לבעיות שאנחנו רוצים לפתור בתוך העסק שלנו.'

אתה יכול להגדיר רק לעובדים מסוימים יכולות ניהוליות, כלומר לערוך ולפרסם מידע על האתר, או להעניק גישה לכל הצוות שלך (במיוחד אם אתה פועל עם צוות מהודק).

Dig Deeper: עשרת האפליקציות והשירותים המובילים בחינם לעסקים


כיצד להשתמש ב- Google Apps לצורך ניהול העסק שלך: מציאת משאבים נוספים בשוק של Google Apps

אם היישומים המיוצרים על ידי גוגל באופן בלעדי אינם ממלאים את כל צרכיך, אל תשכח לבדוק את שוק האפליקציות של גוגל, שם תוכל למצוא שפע של אפליקציות צד ג '- חלקן בחינם - המשרתות מגוון פונקציות להשתלב באפליקציות הסטנדרטיות האחרות. שכר מקוון של Intuit, למשל, מאפשר לך לשלם לעובדים ישירות מיומן Google ולספק להם גישה מקוונת לתלושי שכר. Zoho CRM הוא כלי לניהול קשרי לקוחות המסייע בשיפור האינטראקציה עם הלקוחות במספר דרכים, כגון מעקב ומיון שיחות דואר אלקטרוני.

כדי להגדיל את יכולות יומן גוגל, גרג קרוס מ- Cross Creative משתמש ב- Tungle.me, אפליקציה המאפשרת לחברים לפרסם לוחות זמנים ציבוריים, לקבל בקשות לפגישות ולהפחית הזמנות כפולות. 'זה באמת עוזר לשדרג את זרימת העבודה שלי', אומר קרוס. 'כאשר האדם מאשר את הפגישה, הוא מופיע ביומן [גוגל] ואני מקבל התראה בטלפון שלי. אז בין שיתוף הפעולה של שתי התכונות האלה, זה עובד מצוין בשבילי. '

על פי Cross, Google Apps לעסקים הופך במהרה להכרח ופחות מוצר מסודר לנסות. יכולת הפעולה ההדדית של האפליקציות, לצד נגישות הענן, הוא אומר, מספקים לאנשים רבים אפשרות למנף את טכנולוגיית המשרד ביעילות לראשונה. 'יהיה מעניין לראות כיצד חברות תוכנה אחרות שורדות בהמשך, מכיוון שאפליקציות מבוססות אינטרנט הן יותר מסתם אופנה,' אומר קרוס. 'זה לא' גל העתיד '- זה ממש עכשיו.'

Dig Deeper: 5 חבילות תוכנה נהדרות עבור Bootstrappers