תכנון משאבים ארגוני (ERP) הוא שיטה לשימוש בטכנולוגיית מחשב לקישור פונקציות שונות - כמו חשבונאות, בקרת מלאי ומשאבי אנוש - בין חברה שלמה. ERP נועד להקל על שיתוף מידע, תכנון עסקי וקבלת החלטות על בסיס ארגוני. ה- ERP נכנס לחשיפה חדה באמצע שנות התשעים ועדיין התפתח בצורה אנרגטית באמצע שנות האלפיים כעבור עשור. ERP נהנתה מפופולריות רבה בקרב יצרנים גדולים באמצע שנות ה -90 המאוחרות. רוב מערכות ה- ERP המוקדמות כללו מחשבי מיינפריים ותוכנות ששילבו את המערכות הקטנות השונות המשמשות בחלקים שונים של החברה. מכיוון שמערכות ה- ERP המוקדמות יכולות לעלות עד 2 מיליון דולר ולהימשך ארבע שנים, השוק העיקרי של המערכות היה חברות Fortune 1,000.
במהלך שנות ה -90, רוב החברות התעשייתיות הגדולות התקינו מערכות לתכנון משאבים ארגוניים - כלומר יישומי מחשב מאסיביים המאפשרים לעסק לנהל את כל פעולותיו (מימון, תכנון דרישות, משאבי אנוש והגשמת הזמנות) על בסיס אחד, מערכת משולבת של נתונים ארגוניים, 'כתבו דוריין ג'יימס ומלקולם ל' וולף הרבעון של מקינזי . 'ERP הבטיחה שיפורים עצומים ביעילות - למשל, מרווחים קצרים יותר בין הזמנות לתשלומים, דרישות עובדי back-office נמוכים יותר, מלאי מופחת ושיפור שירות לקוחות. בעידוד האפשרויות הללו השקיעו עסקים ברחבי העולם כ -300 מיליארד דולר ב- ERP במהלך העשור. '
בסוף שנות ה -90 המכירות של מערכות ERP החלו להאט. חלק מהיצרנים נתקלו בבעיות יישום. גורמים אחרים החלו להשפיע גם על מערכות ה- ERP הן בתכנון והן בפריסה. חברות רבות פיתחו קשרים הדוקים עם לקוחות וספקים והחלו לנהל עסקים דרך האינטרנט בהיקף עצום. רשתות מבוססות מחשבים קטנים הפכו הרבה יותר מהירות, גמישות וזולות יותר ממיינפריים. לאחר ההתאוששות האיטית מההאטה הכלכלית שהגיעה בשנות האלפיים, ה- ERP התחבר הרבה יותר מקרוב למערכות מבוססות אינטרנט - שהעלו אותו שוב לגדולה. בשנת 2006, למשל, בנקאי אמריקאי המגזין חיפש מומחים בבנקאות שראו ב- ERP כלי חדש במסחר אלקטרוני בין עסקים לעסקים, כאשר ERP מתקשרים ביניהם באינטרנט.
יתרונות ומשיכות של ERP
כאשר הרעיון הוצג לראשונה, ERP היווה פיתרון אטרקטיבי עבור חברות גדולות רבות מכיוון שהוא הציע כל כך הרבה שימושים פוטנציאליים. לדוגמא, ניתן להשתמש באותה מערכת לחיזוי הביקוש למוצר, להזמנת חומרי הגלם הדרושים, לקביעת לוחות זמנים לייצור, לעקוב אחר מלאי, להקצאת עלויות ולמידת אמצעים פיננסיים מרכזיים. חברת ERP 'משמשת כעמוד השדרה התכנון לתהליכים עסקיים מרכזיים של החברה', כתב גארי פורגר טיפול בחומרים מודרניים . בנוסף להנחיית רבים מהם, המערכת קושרת גם תהליכים מגוונים אלה באמצעות נתונים מכל רחבי החברה. לדוגמא, מערכת ERP טיפוסית מנהלת פונקציות ופעילויות שונות כמו חשבונות החומרים, הזנת ההזמנות, הרכישה, חשבונות לתשלום, משאבי אנוש ובקרת מלאי, כדי לציין רק כמה מתוך 60 המודולים הזמינים. לפי הצורך, ERP מסוגל גם לשתף את הנתונים מתהליכים אלה עם מערכות תוכנה ארגוניות אחרות. ' יתרון חשוב נוסף של מערכות ERP היה בכך שהם אפשרו לחברות להחליף סבך של יישומי מחשב מורכבים במערכת משולבת אחת.
הם באם ומיסי עדיין נשואים
למרות היתרונות הפוטנציאליים הללו, מערכות ERP ממשיכות לחלץ עלות. היישום דורש התחייבויות זמן משמעותיות ממחלקת טכנולוגיית המידע (IT) של החברה או מאנשי מקצוע חיצוניים. מאמר ב מחשוב למשל, ציטט סקר של 100 ארגונים, הראה שרק 5 אחוזים ממנהלי ה- IT 'הצליחו להתקין חבילות ERP ישר מהקופסה.' מצד שני, רק 9 אחוזים דיווחו על עבודת התאמה אישית משמעותית מאוד. בנוסף, מכיוון שמערכות ERP השפיעו על מרבית המחלקות הגדולות בחברה, הן נוטות ליצור שינויים בתהליכים עסקיים רבים. הצבת ה- ERP דורשת אם כן נהלים חדשים, הכשרת עובדים ותמיכה ניהולית וטכנית כאחד. כתוצאה מכך, חברות רבות מוצאות את המעבר ל- ERP בתהליך איטי וכואב. לאחר סיום שלב היישום, יש עסקים שמתקשים לכמת את היתרונות שהשיגו מ- ERP.
פתרונות ERP לעסקים קטנים
כאשר מכירות מערכות ה- ERP לחברות ייצור גדולות החלו להאט, חלק מהספקים שינו את התמקדותם בחברות קטנות יותר. על פי סקר שערך מחקר AMR שפורסם ב טיפול בחומרים מודרניים , השוק הכולל של מערכות ה- ERP צמח ב -199% בשנת 1998, למרות שהמכירות לחברות עם הכנסות של יותר ממיליארד דולר ירדו ב -14% באותה תקופה. 'יישומי ERP הם כבר לא רק דברים של תאגידי ענק,' ציין קונסטנס לואיזוס שבוע התעשייה . 'בעוד חברות ייצור במיליארד דולר מסיימות כעת את יישומי ה- ERP שלהן, לקוחות בינוניים - עדים לתהליכים העסקיים המשופרים של מובילי שוק הייצור - מתחילים לשכלל את הפעילות שלהם עצמם'. תמיד הסיבה המהותית ביותר עבור חברות ליישם ERP היא שבלעדיה, הישארות תחרותית היא בלתי אפשרית מעשית. העולם העסקי מתקרב יותר ויותר לקראת מודל שיתופי לחלוטין, ופירוש הדבר שחברות חייבות יותר ויותר לשתף את הספקים, המפיצים והלקוחות שלהם במידע הביתי שהגנו פעם בצורה נמרצת כל כך. '
כמובן שלחברות קטנות ובינוניות - כמו גם כאלה העוסקות בענפי שירות ולא בתעשייה - יש משאבים, תשתיות וצרכים שונים מאשר לתאגידי התעשייה הגדולים שסיפקו את השוק המקורי למערכות ERP. הספקים נאלצו ליצור דור חדש של תוכנת ERP שהייתה קלה יותר להתקנה, ניתנת לניהול יותר, דרשה פחות זמן יישום, והייתה כרוכה בעלויות הפעלה נמוכות יותר. רבות מהמערכות החדשות הללו היו מודולריות יותר, שאיפשרו להתקין במרווחים קטנים יותר עם פחות תמיכה של אנשי מקצוע בתחום טכנולוגיות המידע. עסקים קטנים אחרים שנבחרו למיקור חוץ של צרכי ה- ERP שלהם לספקים. תמורת סכום כסף קבוע, היה הספק מספק את הטכנולוגיה ואת צוות התמיכה הדרוש ליישום ותחזוקה. אפשרות זו הוכחה לרוב כקלה וזולה יותר מקנייה ויישום של מערכת שלמה, במיוחד כאשר נראה שהתוכנה והטכנולוגיה עשויים להיות מיושנים בתוך מספר שנים.
ERP והאינטרנט
מגמה נוספת בפיתוח ושימוש ב- ERP כוללת ספקים המנגישים את התוכנה לחברות לקוחות באינטרנט. המכונה ERP מתארח או ERP פרוס באינטרנט, מגמה זו תרמה גם להנגשת מערכות ERP לעסקים קטנים יותר. כאשר חברה בוחרת להריץ את מערכות ה- ERP שלה באמצעות מארח מבוסס אינטרנט, התוכנה אינה נרכשת על ידי חברת הלקוחות או מותקנת עליה. במקום זאת, הוא שוכן במחשב המארח של הספק, שם הלקוחות ניגשים אליו באמצעות חיבור לאינטרנט. 'במקום לפזר ERP למספר אתרים ארגוניים ולעלות בעלויות של שרתים רבים הדרושים להפעלת התוכנה, ERP הפרוס באינטרנט מרכז את המערכת', ציין פורגר. 'באמצעות האינטרנט כדי לגשת למערכת ERP אחת במיקום מרכזי, חברות יכולות להפחית את השקעות ה- IT שלה בשתי חזיתות - חומרה ואנשי כוח אדם.'
הפעלת מערכות ERP במחשב מארח פוטרת את העסקים הקטנים מהצורך לרכוש מחשב מיינפריים או לשכור מומחים בתחום טכנולוגיות המידע לתמיכה במערכת. בנוסף, הסדר זה מאפשר לחברות לקוחות לחסוך כסף על ידי תשלום רק עבור אפליקציות ה- ERP בהן הם משתמשים ולא על ידי צורך לרכוש מספר מסוים של מודולים. למעשה, ספקי ERP משמשים כספקי שירותי יישומים (ASP) עבור מספר חברות לקוח. מערכות המסופקות על ידי ASP אטרקטיביות במיוחד עבור חברות הזנק שאינן יכולות לחזות באופן מהימן את היקפי העסקים העתידיים שלהן, אינן יכולות להרשות לעצמן לשלם עבור מערכות ERP מהשורה הראשונה ולא רוצות להחליף כל הזמן זול יותר, פחות מסוגל. מערכות כאשר העסק שלהם צומח, 'הסבירו ג'יימס וולף.
ERP מתרחב לאורך שרשרת האספקה
מערכות ERP מסורתיות עסקו באוטומציה של תהליכים ובחיבור בין מערכות מידע שונות בתוך עסק עסקי. אך בסוף שנות התשעים, מספר גדל והולך של עסקים הפנה את המיקוד שלהם כלפי חוץ, לעבר שיתוף פעולה ויצירת קישורים טכנולוגיים לחברות אחרות בשרשרת האספקה. 'יותר ויותר, יצרנים במדינות מפותחות הופכים לחלק מקו העיצוב והייצור של לקוחותיהם', כתב ריצ'רד אדחיקארי ב שבוע התעשייה . 'תזמון הדוק מחייב אוטומציה של פונקציות שרשרת האספקה ותכנון משאבי הארגון והטמעת קישורי תקשורת אלקטרונית.' ספקי ה- ERP הגיבו למגמה זו על ידי שילוב מערכות ERP עם סוגים אחרים של יישומים, כגון מסחר אלקטרוני, ואפילו עם רשתות המחשבים של ספקים ולקוחות. מערכות ERP מקושרות אלה ידועות כפתרונות ארגוניים מורחבים.
מערכות ה- ERP התרחבו לכלול כמה פונקציות חדשות. לדוגמא, פונקציות שילוב יישומים מקשרות בין ERP למערכות תוכנה אחרות המשפיעות על שרשרת האספקה. פונקציות הראות נותנות לחברות סקירה של המלאי ומצבו בזמן שהוא עובר בשרשרת האספקה. תוכנת תכנון שרשרת אספקה מסייעת ביצירת תוכניות אופטימליות לייצור ומסירת סחורות. באופן דומה, תוכנת ניהול קשרי לקוחות מתאימה את האופן שבו ספק מתמודד עם כל לקוח בנפרד. ה- ERP הותאם גם לתמיכה במסחר אלקטרוני על ידי הקלה במימוש והפצה של הזמנות, פשט את תהליך הרכש האלקטרוני, ומעקב אחר מידע אודות הלקוחות וההזמנות שלהם.
בחירת ספק ERP
הספקים המובילים בתחום הם SAP של גרמניה; נבואה; ג'יי די אדוארדס; רכות אנשים; ובאן ההולנדית. מאמצי השיווק של המנהיגים ממשיכים להיות על לקוחות עסקיים גדולים ומרוכזים באוטומציה של ייצור, הפצה, משאבי אנוש ומערכות פיננסיות. אך מספר רב של ספקים קטנים יותר פעילים בשוק המשרתים לקוחות עסקיים קטנים יותר ומתמקדים ביישומי נישה.
Loizos התווה שורה של גורמים שעסקים קטנים צריכים לקחת בחשבון בבחירת ספקית ERP. לדוגמא, היא הדגישה כי יישום מערכת ERP היא החלטה מרכזית בטכנולוגיית המידע הדורשת זמן ומשאבים, ולכן על חברות להימנע מלבחור ספק מהר מדי. במקום זאת היא המליצה לעסקים קטנים להעריך את צרכיהם בקפידה ולהביא רשימה של נושאים עסקיים שהם מצפים ממערכת ה- ERP שתסייע להם לטפל בהם. Loizos הציע גם לחברות לחקור יסודיות את ספקיות ה- ERP, לבחון את המוניטין שלהן בתעשייה, אך גם לבדוק הפניות ולראיין לקוחות קודמים. היא המליצה להימנע ממספר ספקים במידת האפשר, ולוודא שהספק שנבחר מתאים לתוכניות הצמיחה וההרחבה העתידיות של העסק הקטן. לבסוף היא ציינה כי על חברות לדאוג שמימון הפרויקט יתבצע לפני שנחתם חוזה.
פטריק ג'ון פלוגר ומרינה סקוורסיאטי
גורמים ביישום ERP מצליח
לאחר שעסק קטן החליט להתקין מערכת ERP ובחר ספק, ישנם מספר צעדים שהחברה יכולה לנקוט בכדי להבטיח יישום מוצלח. במאמרו ציין פורגר כי יישום ה- ERP צפוי להצליח יותר אם החברה תציב אותו כנושא עסקי אסטרטגי ותשלב אותו במאמץ לעצב מחדש את התהליך. כמובן שמערכת ה- ERP צריכה להתאים לאסטרטגיה הכוללת של החברה ולעזור לה לשרת את לקוחותיה. זה עשוי גם להיות מועיל למצוא מנהיג נלהב לפרויקט ולבחור צוות פרויקטים ייעודי ורב-פונקציונלי. על בעל העסק הקטן לוודא כי לאנשים אלה יש את הכוח לקבל החלטות לגבי תהליך יישום ה- ERP.
פורגר ממליץ לחברות לתקוף את פרויקט ההטמעה בשלבים קצרים וממוקדים, ולעבוד אחורה ממועדים ממוקדים כדי ליצור תחושת דחיפות. זה עשוי להיות מועיל להתחיל במערכות הבסיסיות ביותר ואז להרחיב לתחומים פונקציונליים אחרים. פורגר מציע גם להשתמש בטכניקות ניהול שינויים כדי לנהל את המימד האנושי של הפרויקט, מכיוון ש- ERP דורש תמיכה רבה מאזורים מושפעים בחברה. לבסוף, הוא מדגיש כי ברגע שמערכת ה- ERP קיימת, חברות צריכות לפרש את הנתונים שנאספו בקפידה ובדייקנות אם המערכת תורמת לתכנון עסקי.
למרות שמערכות ERP עשויות להיראות מורכבות ויקרות, אפילו עסקים קטנים מוצאים יותר ויותר צורך להשקיע בטכנולוגיה כזו כדי להישאר תחרותיים. 'מערכות ERP מיושמות היום כדי לספק בסיס יציב למספר גדל והולך של עסקים בכל המגזרים, החל מ- dot-com ועד יצרני רכב גדולים', כתב דייב מוריסון ניהול CMA . מספר היישומים בשרשרת האספקה ולחברות קטנות ובינוניות גדל בהתמדה כאשר העלויות הראשוניות מצטמצמות יחד עם עלות הבעלות הכוללת. גרסאות שהוגדרו מראש ונבחנו מראש מצמצמות כעת את עלויות היישום תוך צמצום מורכבות והסיכונים של הפרויקט. מערכות חדשות אלה מספקות התחלה נקייה בפיתוח ומספקות מוצר יציב ונבדק לחלוטין לייצור. המתודולוגיה מתפתחת כל הזמן והתוצאות חיוביות מאוד. '
בִּיבּלִיוֹגְרָפִיָה
אדחיקארי, ריצ'רד. 'ERP פוגש את שוק התיכון.' שבוע התעשייה . 1 במרץ 1999.
בראון, אלן ס. 'שקרים שמערכת ה- ERP שלך מספרת לך: תכנון משאבים ארגוני תמיד התקשה לגשר על הפער בין משרדי התאגידים לרצפת המפעל. הנה למה.' הנדסת מכונות- CIME . מרץ 2006.
'ארגון - ERP דורש התאמה.' מחשוב . 23 בפברואר 2006.
זייף, גארי. 'ERP הולך לאמצע השוק'. טיפול בחומרים מודרניים . 31 בינואר 2000.
ג'יימס, דוריאן ומלקולם ל 'וולף. 'רוח שנייה ל- ERP.' מקינזי רבעוני . אביב 2000.
לואיזוס, קונסטנץ. 'ERP: האם זה פיתרון התוכנה האולטימטיבי?' שבוע התעשייה . 7 בספטמבר 1998.
מוריסון, דייב. 'מהירות מלאה קדימה.' ניהול CMA . נובמבר 2000.
'מה צופים מנהיגי התעשייה.' בנקאי אמריקאי . 21 בפברואר 2006.
'ERP אלחוטי.' פלסטיקה מודרנית ברחבי העולם . מרץ 2006.
