עיקרי עסקים ביתיים 5 טיפים לניהול פגישה וירטואלית

5 טיפים לניהול פגישה וירטואלית

ההורוסקופ שלך למחר

בזמן שאנחנו עדיין לא שליטה על רובוטים אנושיים מנוחות ביתנו כמו הדמויות בסרט משנת 2009 פונדקאיות , יותר ויותר האינטראקציות היומיומיות שלנו - הן מקצועיות והן אישיות - מתנהלות באמצעים וירטואליים.

מכיוון שבעלי עסקים מאמצים אירועים וירטואליים כשיטה משתלמת להשגת מספר עצום של יעדים, כולל סמינרים מקוונים, הדרכות וכנסים, חשוב לוודא שתקשורת יעילה לא נסחרת לחיסכון בשורה התחתונה. אמנם לא סביר שמפגש וירטואלי יחליף לחלוטין את הצורך של יזמים להיפגש באופן אישי, אך קלות האימוץ והנוחות שלו יכולות לשפר את התפוקה של העסק שלך. עם זאת, פגישות וירטואליות אינן אידיאליות עבור כל סיטואציה, ולכן הידיעה מתי וכיצד להשתמש בטכנולוגיה זו היא חיונית.

דונה דניס, נשיאת ייעוץ לפתרונות מנהיגות, ויוצרת ומנחה את איגוד הניהול האמריקאי סמינר של שלושה ימים ב הובלת צוותים וירטואליים ומרוחקים , אומר כי הטכנולוגיה הפכה למוקד העיקרי; איפשהו בין BlackBerries והדואר האלקטרוני של אנשים, מנהיגים רבים איבדו את מערכות היחסים. 'כעת המיקוד הוא בניהול משימות, מערכות יחסים וטכנולוגיה', אומר דניס, המפרט עוד בספרה הקרוב ניהול ידע ולמידה אלקטרונית.

לי א 'מילר, משפיע על מאמן ומחבר של UP: השפעה, עוצמה ותפיסת U: אמנות להשיג את מה שאתה רוצה , מוסיף, 'הטעות הגדולה ביותר שאנשים עושים היא בהנחה שההשפעה כאשר אתה נפגש פנים אל פנים זהה להשפעה כאשר אתה מתקשר באופן וירטואלי. זה לא. הכללים שונים מכיוון שאנשים מגיבים אחרת כאשר הם מתקשרים בצורה וירטואלית. '

להלן מספר טיפים שיעזרו לך לקיים פגישה וירטואלית מוצלחת.

5 טיפים לניהול פגישה וירטואלית: כיצד להיערך

'הדבר הראשון שאנו עושים לפני שנחליט אילו טכנולוגיות ותוכנות יהיה צורך הוא להחליט מי הקהל המשתתף ומה המידע המשותף', אומר דרו באוורס, פסיכולוג מחקר בקבוצת הגורמים האנושיים של מכון המחקר באוניברסיטת דייטון. 'גילינו שהכי טוב למגישים יהיה לעצב את הנתונים שלהם או להציג אותם בהתאם לסביבה בה הם יציגו, או לבחור בסביבה הטובה ביותר לייצג את הנתונים שיש להם.' באוורס אומר, 'אתה לא יכול פשוט לקחת מצגת שנתת בפני קהל חי בכנס ולזרוק אותה על צג וידיאו לקהל וירטואלי ולצפות לאותן תוצאות, כי אתה מוגבל במידה מסוימת , כיצד תוכלו לתקשר עם הקהל הווירטואלי שלכם.

inlinebuyerzonewidget
דניס מציין שכאשר אתה קובע פגישה במיקום פיזי, אתה יכול להיות יותר מזדמן לגבי סדר היום של הפגישה ומספק חומרים. יש לך גם את היתרון להעלות את הנוכחים במהירות במסדרון, במכונת הקפה וכו '. עם זאת, פגישה וירטואלית מוצלחת דורשת הכנה מוקדמת הרבה יותר. קולאריק ממליץ לתכנן פגישות וירטואליות מבעוד מועד. 'שלח את סדר היום מבעוד מועד, צור ויזואליות לחיזוק המסר שלך והעבר אותם לכולם לפני הפגישה, הזמין את חברי כל צוות שצריכים להיות מעורבים', היא אומרת.

כמו כן, דאגו לשלוח פרטי כניסה (קודי גישה, כתובות אתרים ומספרי קריאה) לפחות יום מראש, כך שהמשתתפים יוכלו לבדוק את הורדות התוכנה הנדרשות. יתכן ותרצה לבקש מהמשתתפים להיכנס לפחות 15 דקות לפני תחילת בדיקת הקישוריות, מציעה לורה סטאק, מחברת ונשיאת חברת פרודוקטיביות פרו, חברת הדרכה לניהול זמן. 'ערוך שיחת מפקד וודא שהכל עובד. סקור את ציר הזמן. תן שיטה להגיע אליך במצב לא מקוון במידה וחבר פאנל יתקל בבעיות, אומר סטאק.

הערה: אם אתם מארחים פרזנטור יחיד עם קהל גדול שמכוון אליו, אז מומלץ להנחות מנחה שיסייע למגיש הראשי. המנחה יכול לתמוך במשתתפים בבעיות טכניות וכן לפקח על כל שאלות הצ'אט שמגיעות. לאחר שהמגיש ינסה לקרוא שאלות צ'ט מאט את זרימת המצגת.

לחפור עמוק יותר: כלי ועידת הווידאו החדש של iMeet

5 טיפים לקיום פגישה וירטואלית: כלים ודרישות טכניות

היופי שבטכנולוגיית הפגישות המקוונות הוא שאפילו פעולת העצמות החשופות ביותר, יכולה להשתמש בה. כל מה שנדרש הוא חיבור לאינטרנט, אודיו (מרמקולי מחשב, מיקרופון או באמצעות טלפון) ומצלמת אינטרנט (עצמאית או משולבת עם המסך / המחשב הנייד שלכם). קבוצות גדולות יותר עשויות להזדקק גם למסך הקרנה או לפקח טלוויזיה גדול.

בבחירת שירות תחשוב 'קטן', אומרת סוזן קולאריק, עוזרת סגנית נשיא לטכנולוגיית הדרכה באוניברסיטת סנט ליאו בסנט ליאו, פלורידה. 'ועידות האינטרנט היעילות ביותר הן אלה המשתמשות רק בטכנולוגיה הדרושה. KIS-; שמור על זה פשוט-; היא הדרך הטובה ביותר שאנשים יתמקדו במסר שלך ולא בטכנולוגיה. ' חלק ממוצרי האינטרנט המקוונים כוללים Adobe Acrobat Connect , לך לפגישה , פגישת Microsoft Office Live ו WebEx .

יזמים צריכים גם לזכור שלא כל מערכת ועידות וידאו תעבוד יחד. הימנע ממבוכת העיכובים והתקלות הטכניות על ידי בדיקת הקישוריות של כל האתרים לפני הפגישה. 'ניסיון להשתמש במערכת וידיאו אנלוגית בקצה אחד ובמערכת דיגיטלית מצד שני עלול לגרום לבעיות רבות, ואפילו ועידות דיגיטליות לדיגיטליות יכולות להיות בעייתיות אם תוכנית תוכנה ישנה יותר זקוקה לשדרוג לפני שהיא יכולה' לדבר עם 'תוכנית חדשה יותר', אומר באוורס.

לחפור עמוק יותר: אין אזור זבובים: פגישות וירטואליות

אשתו של סטיב ברטון, שר גוסטין

5 טיפים לניהול פגישה וירטואלית: הישאר ממוקד

ריק מאורר, מחבר הספר מעבר לחומת ההתנגדות ו למה אתה לא רוצה את מה שאני רוצה? ממליץ למשתמשים להסיר הסחות דעת. היתרון של פגישות וירטואליות הוא היכולת לקיים אותם כמעט בכל מקום; החיסרון של פגישות וירטואליות הוא גם היכולת לקיים אותם כמעט בכל מקום. משתתפי פגישה מקוונים יכולים להתקשר או להיכנס מבית הקפה המקומי, טרקליני שדות תעופה, משרדים ביתיים וכו '. כדי למזער רקע או' רעשי כביש '(אינך רוצה שילדך, חיית המחמד או הטלפונים מצלצלים יהפכו למוקד) תוכל בחר 'להשתיק את כל המשתתפים ולקחת שאלות רק דרך תיבת הצ'אט', אומר סטאק.

מאורר גם ממליץ לנסות לסחוט כמה דברים לפגישה אחת. 'שמור על המיקוד על נושא אחד או שניים. אם אתה חייב לכסות עוד פריטים, אז תן לאנשים זמן להתמתח, לקחת הפסקה בחדר האמבטיה או לחדש את הקפה שלהם. שמור על כל קטע בפגישה קצר - לא יותר מ -30 דקות. '

הערה: חולצות פסים לא משדרות היטב במצלמה וגם לא תכשיטים גדולים ומבריקים. שניהם יכולים להסיח את הדעת מבחינה ויזואלית. נסו לשמור על תנועות גופכם למינימום מכיוון שתנועה מוגזמת עשויה לפגוע באיכות הווידיאו.

Dig Deeper: פגישה באינטרנט: באילו כלים להשתמש?

5 טיפים לניהול פגישה וירטואלית: נימוסים

בן כמה סידני פארק

'המפתח לכנס וידאו מצליח או לפגישת ועידה טלפונית הוא לזכור שאתה בפגישה', מדגיש קולאריק. 'תן את מלוא תשומת לבך למשתתפים כפי שהיית עושה אם היית באותו חדר. אל תסיחו אתכם באמצעות דואר אלקטרוני, גלישה באינטרנט או הודעות טקסט. נסו לא לאכול או לשתות כדי שתוכלו להיות מוכנים אם השאלות מופנות אליכם. '

כלל אצבע טוב? קולאריק אומר, 'תמיד תניח כשאתה נכנס לחדר שהמיקרופונים כבר חיים למקומות אחרים! הדבר מסייע במניעת שידור כל שיחה זרה לפני פגישה כשאתה לא מתכוון לעשות זאת. '

היא גם מציינת כי פגישות ועידת וידיאו אמורות להתקדם בקצב מעט איטי יותר מפגישה אופיינית בגלל עיכוב של שתיים עד שלוש שניות עבור רוב המערכות לתקשר. אם אתה מוביל את הפגישה, ודא שיש מספיק הפסקות לאחר שאלת שאלה. אם אתה משתתף, שים לב לעצמך לפני שאתה פונה לקבוצה על ידי איתות בידך או אמירת 'שאלה' או 'תגובה' ואז המתן מספר שניות לפני שתמשיך. '

על המשתתפים ליצור קשר עין על ידי הסתכלות למצלמה. זה יהפוך את השיחה בין המשתתפים לטבעית יותר. להלן גיליון בגידות מהיר על נימוסים:

שלושת הנימוסים של נימוסי ועידת וידאו

אל תהיה אדיב כלפי משתתפים אחרים
האם לדבר בבירור
האם לשמור על תנועות גוף מינימליות
האם לזוז ולחוות לאט ובטבעיות
האם לשמור על קשר עין על ידי הסתכלות למצלמה
האם להתלבש כראוי
האם הפוך את ההפעלה לאנימצית
האם להיות עצמך וליהנות!

7 אל תעשה של נימוסי ועידת וידאו

אל תשמיע קולות מפריעים
אל תצעק
אל תעשה תנועות מפריעות
אל תפריע לרמקולים אחרים
אל תמשיך בשיחות צדדיות
אל תלבש תכשיטים 'רועשים'
אל תכסה את המיקרופון

מקור: המשרד לטכנולוגיית המידע של אוניברסיטת סנט ליאו

הערה: אם עסק הדונג שלך ברחבי העולם, בדוק אתרים כגון executiveplanet.com ו kissbowshakehands.com למשאבים בנושא נימוסים עסקיים בינלאומיים.

לחפור עמוק יותר: התיק והתוכנית לחברה הווירטואלית

5 טיפים לניהול פגישה וירטואלית: שיתוף משתתפים

דניס אומר שיש נטייה בפגישות וירטואליות להתחיל במשימה, דבר שיכול להשפיע לרעה על בניית מערכות היחסים. היא ממליצה לשבור את הקרח על ידי הסתובבות בחדר ה'ווירטואלי 'ולבקש מכולם להציג את עצמם ולשתף משהו על סוף השבוע שלהם, או לדבר על משהו שהם מצפים לו, להוסיף אלמנט חברתי להליך. 'כל מה שאתה יכול לדמות מפגשים פנים אל פנים הוא טוב.'

סטאק אומר לעודד את המשתתפים להגיש את שאלותיהם בנושא לפני תחילת התוכנית. היא גם ממליצה על שיטות אחרות להשאיר את הקהל מעורב במהלך הסמינר המקוון, כמו לקחת משאל או לשאול שאלה ולבקש תשובות באמצעות צ'אט.

Colaric מציע לשאול שאלות לעתים קרובות הן כדי לעסוק במשתתפים מרוחקים והן לשמור על קשר אישי. אבל, היא מדגישה, תהיה מפורש בשאלותיך. 'שאל אדם ספציפי שאלה ספציפית. שאלת שאלות פתוחות לקהל מרוחק גדול תביא לעתים קרובות ל'אוויר מת 'ואז מספר אנשים מדברים בבת אחת.'

לחפור עמוק יותר: איך חברה וירטואלית מתקשרת

תאריך לידה של קים זולסיאק

הערת העורך: מחפש ועידת וידאו לחברה שלך? אם אתה מעוניין במידע שיעזור לך לבחור את המתאים לך, השתמש בשאלון שלמטה כדי שהשותף שלנו, BuyerZone, יספק לך מידע בחינם:

גילוי עריכה: Inc כותב על מוצרים ושירותים במאמר זה ובמאמרים אחרים. מאמרים אלה אינם תלויים בעריכה - כלומר עורכי וכתבים חוקרים וכותבים על מוצרים אלה ללא כל השפעה של מחלקות שיווק ומכירות כלשהן. במילים אחרות, אף אחד לא אומר לעיתונאים או לעורכינו מה לכתוב או לכלול במאמר מידע חיובי או שלילי מסוים על מוצרים או שירותים אלה. תוכן המאמר נתון לחלוטין לשיקול דעתו של הכתב והעורך. עם זאת תבחין כי לעיתים אנו כוללים קישורים למוצרים ושירותים אלה במאמרים. כאשר הקוראים לוחצים על קישורים אלה וקונים מוצרים או שירותים אלה, Inc עשוי לקבל פיצוי. מודל פרסום מבוסס מסחר אלקטרוני זה - כמו כל מודעה אחרת בדפי המאמר שלנו - אינו משפיע על כיסוי העריכה שלנו. כתבים ועורכים לא מוסיפים קישורים אלה, והם גם לא ינהלו אותם. מודל פרסום זה, כמו אחרים שאתה רואה ב- Inc, תומך בעיתונות העצמאית שאתה מוצא באתר זה.