האם אתה מזמין עוזרים אישיים אשר לשמור אתה זמן או מי עולה לך זמן?
לאחרונה הזמנתי שלושים וחמישה מלקוחותיי המובילים בתחום האימון העסקי לנסיגה פרטית בג'קסון הול, ויומינג, שם אני גר. דנו בהיבטים השונים של המנהיגות - הדרכים שבעלי עסקים יכולים ליצור יתרונות אסטרטגיים ותוצאות פורצות דרך עבורם ועבור חברותיהם - כשמישהו שאל אותי על ניהול זמן .
שאלה זו עוררה שיחה ערה על הדרכים הטובות ביותר שכל אחד מאיתנו מצא למנף את זמנו. והתברר כי היזמים המצליחים במיוחד שהיו לנו בחדר ההוא מפסידים זמן יקר מכיוון שעוזריהם אינם מסוגלים מספיק או מעצימים מספיק לבצע את העבודה הנדרשת מהם. אז התחלתי לדבר על החשיבות של העסקת עוזרים המתאימים ביותר לצרכים שלך - ומה אתה יכול לעשות כדי לעזור להם לעזור לך.
בעשרים וחמש שנים בחברות שונות ובערים שונות היו לי עוזרים שעבדו ממשרדי, עוזרים שעבדו מרחוק אבל במקום, ועוזרים שעבדו ממש אלף קילומטרים ממני. בתהליך גיליתי שיש באמת ארבע רמות של עוזרים. וכי העסקת עוזר מהסוג הנכון היא קריטית למינוף זמנך.
רמה 1: הגופר
עוזרים בדרג ראשון זה דורשים הוראות ישירות ופיקוח צמוד. הם יכולים להעביר אובייקטים מנקודה A לנקודה B. הם יכולים לשלוח מיילים בשמך - כשאומרים להם בדיוק מה לכתוב. הם יכולים לקחת תמלולים ולסרוק מסמכים ולהגיש את המסמכים בתיקיות בהתאם להוראות שלך. עם גולשים אתה נותן להם הוראות בכל צעד בדרך
אז אתה כן חוסך כמה זמן - אחרי הכל, הגולף שלך הוא זה שבאמת מַעֲשֶׂה המשימה - אבל, באמת, אתה צריך לעשות את כל החשיבה שלהם בשבילם. מה שמציב מגבלה קשה על משך הזמן שאתה באמת יכול למנף על ידי עבודה עם גולף.
זה כמובן לא סוג העוזר האישי שאתה צריך להעסיק.
דרגה 2: העוזר המינהלי
עוזר אדמיניסטרטיבי או 'מנהל' הוא מישהו שיכול להתמודד עם משימות רבות היטב, כל עוד קיים תהליך ברור עבורם והמשימות הללו הן בגבולות מה שהם מצפים לו או למה שהם רגילים לטפל. .
החדשות הטובות הן שמנהלים הם הרבה יותר אוטונומיים מאשר גולשים. מנהלים יכולים באמת לעזור למנף את הזמן שלך כל עוד הם עוקבים אחר תהליכים ונהלים ידועים כדי להשיג תוצאות ידועות. הם מצטיינים במשימות קונקרטיות ומוגדרות.
אבל הם מסתבכים כאשר הדברים נעשים לא ברורים - כאשר הם מתבקשים לטפל במשימות שבהן לא מובטחת הצלחה. הם נבהלים מלהתעסק. הם פוחדים לטעות. כי הם יודעים שהם יישאו באחריות לשגיאות שלהם. הם עלולים להסתבך. זה הם שהם מסרבים להשתמש בשיקול הדעת שלהם.
כך שמנהלים יכולים לעזור למנף זמן רב יותר מכפי שגולשים יכולים, אך הם ירתעו מהמשימות בהן העזרה יכולה להיות בעלת ערך רב ביותר.
דרגה 3: העוזר ההנהלה
בן כמה הית הוסאר
עוזרי ההנהלה אינם מודחים מחוסר הוודאות. הם יכולים לבצע מטלה לא ברורה ולמצוא בפועל, בתוך גבולות מסוימים, איך לגרום לזה לעבוד. הם יכולים להתמודד עם משימות שכן משורטט במקום להיות מהונדס.
מטלות מהונדסות - סוגי המטלות שבהן עוזרים מנהלים מרגישים בנוח ביותר - עוברות עיבוד טוב. הצעדים הנדרשים נקבעים באופן ברור מראש.
לעומת זאת, כשאתה נותן לעוזר בכיר מטלה משורטטת, בדרך כלל תגיד משהו כמו, ' הנה מה שאני מנסה להשיג. הנה כמה משתנים במשחק. להלן מספר דברים שכדאי לכם לקחת בחשבון . אתה להבין את השאר . '
עוזרי ההנהלה הם אוטונומיים ביותר; הם רק זקוקים לעזרה בהבנת ההקשר לבקשותיך. הם זקוקים לכמות בסיסית מסוימת של מידע שיעזור להם לקבל החלטות טובות בשמך. הם זקוקים לך כדי לתקשר את הציפיות וההעדפות שלך.
לדוגמא, כשמדובר בנסיעות, תרצה להודיע להם באילו תנאים אתה רוצה לשדרג למעמד גבוה יותר של שירות מטוסים, באיזה מלונות אתה אוהב ובאיזה שכונות אתה מעדיף לשהות.
ההקשר הזה יכול להעמיק הרבה יותר. אני מצדי אוהב שהעוזר הבכיר שלי יהיה בתיבת הדואר הנכנס שלי. חלקית זה מועיל מכיוון שהוא מצמצם את מספר הודעות הדוא'ל שאני צריך לטפל בהן: אם אקבל מאה מיילים ביום, הייתי אומר שהעוזר הבכיר שלי מטפל, מפיץ מחדש או מוחק כחמישים עד שבעים מהם.
אבל שיש אותה שם מועיל גם כי היא רואה את ההקשר של העסק שלי. מכיוון שהיא יודעת על מה אני עובד ועם מי, היא יכולה לקבל החלטות טובות יותר לגבי מי צריך להגיע איתי לפגישות. למשל, אם היא רואה שאני מחליף הרבה הודעות דוא'ל עם ג'ו על פרויקט מסוים ואז ג'ו מבקש פגישה ואומר שזה צריך לקרות לפני מועד אחרון, היא יכולה לקבוע שהפרויקט באמת חשוב אותי ושהפגישה כנראה גם היא. אז היא תיקח את היוזמה לקבוע את הפגישה בשבילי ופשוט תשלח לי פתק על כך, ' ג'ו אמר שהוא באמת צריך להיפגש איתך לפני המועד האחרון, אז אני מתאים לו חצי שעה, משעה 2:45 עד 3:15 . '
עוזרי מנהלים יכולים באמת לעזור לך למנף את זמנך, כל עוד אתה נותן להם הקשר טוב.
דרגה 4: הרמטכ'ל אוֹ קצין ההנהלה
לבסוף יש לנו את הרמטכ'ל - או, בצבא, את הקצין המבצע. עוזר זה משמש כמנהל אישי אישי עבור הפעילות העסקית שלך. הם מבינים את המטרות שלך. הם יודעים מי כל שחקני המפתח. והם מסוגלים להשיג תוצאות בעצמם תוך שהם מורידים הרבה - או אפילו רוב - העומס הניהולי מכתפיכם.
רמטכ'ל ייקח יוזמה ויעקוב בפועל ויבדוק בדו'חות הישירים שלך מטעמך. בעוד שעוזר מינהלי או בכיר עשוי לרשום הערות בפגישה, הרמטכ'ל שלך יבחין בפריטים שיש לעקוב אחריהם ויעשה את המעקב בעצמם. הרמטכ'ל שלך ייקח על עצמו לחזור עם סינדי לאחר הפגישה כדי לוודא שבאמת היה לה מסירה נקייה מארבעת הפריטים האלה ואז לבדוק שוב יומיים אחר כך לראות מה היא עושה עליהם.
למרבה הצער, מרבית האנשים שוכרים עוברים ועוזרים אדמיניסטרטיביים - אנשים שיכולים לעזור רק במשימות שהוצגו בבירור. אך כבעלי עסקים, רובנו אינם מוכווני תהליכים מדי; אנו חיים בעולם מטושטש יותר. וכך אנו באמת זקוקים, לכל הפחות, לעוזר בכיר שיכול להתמודד עם מצבים מעורפלים יותר.
ובעוד שראשי צוותים נהדרים, בדרך כלל תמצאו אותם רק בחברות אמצע כובע ובחברות גדולות יותר. אם יש לך חברה קטנה יותר, קרוב לוודאי שיהיה בצוות שלך איש צוות ראש צוות, אך הם לא יוקצו בלעדית עבורך. הם עשויים לנהל את הפעילות שלך במקום זאת, או אם העסק שלך גדול קצת יותר, הם עשויים להיות סמנכ'ל העבודה שלך.
וזה דבר חשוב לציין גם שכותרות אלה שרירותיות. המון אנשים שכותרתם 'עוזרי מנהלים' הם באמת רק גולשים. והרבה אנשים שמקבלים לעבודה כשולפים באמת מופיעים ברמת עוזר ההנהלה. (האחרון נפוץ במיוחד בעולם הבידור).
לכן, כשאתה חושב על העסקת העוזר הבא שלך, שקול איזה סוג עוזר אתה זקוק. ולא משנה מה תחליטו, הקפידו לחפש את התכונות הללו במהלך הראיונות.
לסיום, עצה לבונוס: שכר מישהו עם יכולת קצת יותר גדולה ממה שאתה חושב שתצטרך. אחרי הכל, אתה רוצה שהחברה שלך תגדל, לא?
אם נהנית מהרעיונות ששיתפתי, אז אני ממליץ לך להוריד עותק בחינם של הספר החדש שלי, בנה עסק, לא משרה . לחץ כאן לפרטים מלאים ולקבלת העותק החינמי שלך.
