בעידן האינטרנט , אתה עלול למצוא את עצמך לוחץ על 'תשובה', מקליד תגובה מהירה ולחץ על 'שלח' מבלי להקדיש מחשבה על מה שכתבת זה עתה. אך מומחים מסכימים כי התנהגות הדואר האלקטרוני שלך יכולה לחבל במוניטין שלך באופן אישי ומקצועי. Inc.com יצר קשר עם כמה ממומחי הדואר האלקטרוני הוותיקים ביותר בתעשייה והביא אותם לשקול כיצד לשכלל את נימוסי הדואר האלקטרוני שלך.
1. דנו רק בענייני ציבור. כולנו שמענו את הסיפורים על דואר אלקטרוני 'פרטי' שבסופו של דבר הועבר לחברה כולה, ובמקרים מסוימים לכל רחבי האינטרנט. אחד הדברים החשובים ביותר שיש לקחת בחשבון כשמדובר בנימוסי דואר אלקטרוני הוא האם העניין שאתה דן בו הוא ציבורי, או משהו שצריך לדבר עליו בדלתיים סגורות. שאל את עצמך אם הנושא הנדון הוא משהו שאתה כותב על נייר מכתבים של החברה או מעלה על לוח מודעות, כך שכולם יראו לפני שתלחץ על 'שלח'. - יהודית קלוס ,
סופר של נימוסי דואר אלקטרוני קלים, דואר אלקטרוני: המדריך והדואר האלקטרוני: מדריך לכתוב זאת היטב
2. הציגו את עצמכם בקצרה. אל תניח שהאדם שמקבל את הדואר האלקטרוני שלך יודע מי אתה, או זוכר שפגש אותך. אם אינך בטוח אם הנמען מזהה את כתובת הדואר האלקטרוני שלך או את שמך, כלול תזכורת פשוטה למי שאתה ביחס לאדם שאליו אתה פונה; אין צורך בביוגרפיה רשמית ורחבה של עצמך. - פגי דאנקן , מומחה פרודוקטיביות אישי ומחבר לכבוש עומס דוא'ל עם הרגלים טובים יותר, נימוסים, ו- Outlook 2007
הערת העורך: מחפש שירותי שיווק בדוא'ל עבור החברה שלך? אם אתה מעוניין במידע שיעזור לך לבחור את המתאים לך, השתמש בשאלון שלמטה כדי שהשותף שלנו, BuyerZone, יספק לך מידע בחינם:
3. אל 'דואר אלקטרוני זועם'. דיוור אלקטרוני עם חדשות רעות, פיטורי לקוח או ספק, הבעת כעס, נזיפה למישהו, מזלזל באנשים אחרים בדואר אלקטרוני (במיוחד אם אתה אומר משהו פחות טוב מהבוס שלך) הם כל מה שחשוב. מכיוון שדואר אלקטרוני יכול להיראות כל כך לא רשמי, אנשים רבים נופלים בפח הזה. זכרו תמיד שהתכתבויות בדואר אלקטרוני נמשכות לנצח. - לינדזי פולק , מומחה בקריירה ובמקומות עבודה, יועץ נימוסי דואר אלקטרוני, ומחבר הספר מעבר ממכללה לקריירה
4. השתמש בסימני קריאה במשורה. המספר המרבי של סימני קריאה בדואר אלקטרוני עסקי? אחד. אחרת, אתה מסתכן במראה ילדותי ולא מקצועי. - פולק
5. היזהר במידע חסוי. הימנע מלדון במידע חסוי בדואר אלקטרוני כגון פרטי מיסוי של מישהו או פרטים על עסקה עסקית רגישה ביותר. אם הדואר האלקטרוני יגיע לידיו של האדם הלא נכון, אתה עלול להיתקל בהשלכות חמורות - אפילו משפטיות -. - פיטר פוסט , מנהלת מכון אמילי פוסט בורלינגטון שבוורמונט, המציע עצות נימוס ותשובות לשאלות נימוסים כגון נימוסי חתונה, סוגיות הורות ונימוסי שולחן.
6. להגיב בזמן. אלא אם כן אתה עובד בסוג כלשהו של יכולת חירום, אין צורך להיות זמין ברגע שמגיע דואר אלקטרוני. בהתאם לאופי הדואר האלקטרוני והשולח, תגובה מקובלת על פני 24 עד 48 שעות. - דאנקן
7. הימנעו משליחת ספינות חד-פעמיות. 'תודה' ו'אה, בסדר 'לא מקדמים את השיחה בשום צורה שהיא. אל תהסס להציב את 'אין תשובה הכרחית' בראש הדואר האלקטרוני כאשר אינך צופה תגובה. - דאנקן
8. הימנע משימוש בקיצורי דרך למילים אמיתיות, סמלי הבעה, ז'רגון או סלנג. מילים מאנשי עסקים מבוגרים המשתמשים בקיצורי דרך כגון '4 יו' (במקום 'בשבילך'), 'Gr8' (נהדר) בדואר אלקטרוני הקשור לעסקים אינם מקובלים. אם לא היית שם פרצוף סמיילי או סמלי על ההתכתבות העסקית שלך, אתה לא צריך להכניס אותו להודעת דואר אלקטרוני. לכל אחד מהאמור לעיל יש פוטנציאל לגרום לכם להיראות פחות מקצועיים. - דאנקן
9. שמרו על ניקיון. שום דבר לא מעצבן את הנמענים יותר מאשר כשאנשים עונים ומשאירים את ההודעות מבולגנות, למשל, שרשרת דואר אלקטרוני הכוללת קלפים מוגזמים (>>>), או דפים ודפים של כתובות דואר אלקטרוני שלא הוגנו באמצעות עותק מוסתר. אתה יכול להיפטר מקרטונים על ידי בחירת הטקסט, Ctrl + F כדי להשתמש בפקודה Find and Replace כדי למצוא קרט ולהחליף את כולם בלא כלום. אתה יכול להיפטר מכל כתובות הדואר האלקטרוני רק על ידי מחיקה. נקה אותו ואז שלח אותו. - דאנקן
10. היו ברורים בשורת הנושא שלכם. כאשר תיבות דואר נכנס נסתמות על ידי מאות הודעות דואר אלקטרוני ביום, חשוב כי שורת הנושא שלך תגיע לעניין. זה צריך להיות פשוט ותיאורי למדי על מה שכתבת עליו. צפה שכל דואר אלקטרוני עם נושא חמוד, מעורפל או לא ברור יועבר לאשפה. כמו כן, הוכח את שורת הנושא שלך בזהירות כמו שהיית מוכיח את שאר הדואר האלקטרוני. - הודעה
11. אל תטעו כספאם. הימנע משורות נושא המופיעות באותיות רישיות, כולן באותיות קטנות וכאלה הכוללות כתובות אתרים ונקודות קריאה - הנוטות להיראות כמו דואר זבל עבור הנמען. - יהודית קלוס ,
סופר של נימוסי דואר אלקטרוני קלים, דואר אלקטרוני: המדריך והדואר האלקטרוני: מדריך לכתוב זאת היטב
12. שורת הנושא שלך חייבת להתאים להודעה. לעולם אל תפתח דואר אלקטרוני ישן, לחץ על השב ושלח הודעה שאין לה שום קשר לדואר הקודם. אל תהססו לשנות נושא ברגע שהשרשור או התוכן של רשת הדואר האלקטרוני משתנים. - פגי דאנקן , מומחה פרודוקטיביות אישי ומחבר לכבוש עומס דוא'ל עם הרגלים טובים יותר, נימוסים, ו- Outlook 2007
13. ספק אזהרה בעת שליחת קבצים מצורפים גדולים. שליחת קבצים מצורפים גדולים שלא הוכרזו עלולה לסתום את תיבת הדואר הנכנס של המקלט ולגרום לדואר אלקטרוני חשוב אחר להקפיץ. אם אתה שולח משהו שהוא מעל 500KB, השולחים צריכים לשאול, 'אכפת לך שאשלח לך קובץ מצורף? מתי יהיה הזמן הטוב ביותר עבורך? ' - קלוס
14. לא יותר משני קבצים מצורפים, וספק שם הגיוני. אלא אם כן התבקש במפורש, הימנע מלשלוח הודעה עם יותר משני קבצים מצורפים. כמו כן, תן לקובץ (ים) המצורפים שם לוגי כדי שהנמען יידע במבט חטוף את הנושא והשולח. - דאנקן
15. שלח או העתק אחרים רק על פי הצורך לדעת. לפני שתלחץ על השב הכל או תשים שמות בשורות עותק או עותק מוסתר, שאל את עצמך אם כל הנמענים זקוקים למידע בהודעה שלך. אם לא, מדוע לשלוח אותו? קח זמן לשלוח את ההודעות שלך לאנשים הנכונים. - דאנקן
16. היזהר מ'השיב לכל '. אל תלחץ על 'השב הכל' אלא אם כן כל חבר ברשת הדואר האלקטרוני צריך לדעת. אתה רוצה לוודא שאתה לא שולח לכולם ברשימה את תשובתך - בין אם הם היו צריכים לדעת ובין אם לא. - דאנקן
17. הרימו טלפון. כשלנושא יש הרבה פרמטרים שיש להסביר או לנהל משא ומתן ויווצרו יותר מדי שאלות ובלבול, אל תטפל בו באמצעות דואר אלקטרוני. כמו כן, אסור להשתמש בדואר אלקטרוני לביטול של פגישות, ארוחות צהריים, ראיונות ולעולם לא לחדשות הרסניות. אם יש לך עובד או חבר שאתה צריך להעביר אליו חדשות רעות, עדיף שיחת טלפון. אם מדובר בחדשות שעליך להעביר לקבוצה גדולה, הדואר האלקטרוני הוא פרקטי יותר. - דאנקן
18. העריך את חשיבות הדואר האלקטרוני שלך. אל תעשה שימוש יתר באפשרות העדיפות הגבוהה. אם אתה עושה שימוש יתר בתכונה זו, מעטים האנשים שייקחו אותה ברצינות. פיתרון טוב יותר הוא להשתמש בשורות נושא תיאוריות המסבירות בדיוק על מה מסר. - דאנקן
19. שמור על פרטיות. אם אתה שולח הודעה לקבוצת אנשים ועליך להגן על פרטיות הרשימה שלך, עליך להשתמש תמיד ב'סמכת עותק מוסתר '. בנוסף, הימנע ממתן כתובות דואר אלקטרוני לצד שלישי (כגון Evite, עלון וכו '). ודא שכתובות שאתה מעביר ברצון לצדדים שלישיים נשארות איתן, במיוחד כאשר השירות שהם מציעים הוא בחינם. - דאנקן
20. שמור על זה קצר והגיע לעניין. הדואר האלקטרוני הארוך הוא נחלת העבר. כתוב בקצרה, עם הרבה מקום לבן, כדי לא להכריע את המקבל. וודא שכאשר אתה מסתכל על מה שאתה שולח זה לא נראה כנטל לקרוא - אל תהסס להשתמש בנקודות קליע. על האדם שקורא את הדואר האלקטרוני שלך לא צריך לחפור במספר פסקאות כדי להבין מה אתה שואל. עליך לציין את מטרת הדואר האלקטרוני בתוך שני המשפטים הראשונים. היו ברורים, והיו מקדימה. - לינדזי פולק , מומחה בקריירה ובמקומות עבודה, יועץ נימוסי דואר אלקטרוני, ומחבר הספר מעבר ממכללה לקריירה
21. דע את הקהל שלך. ברכת הדואר האלקטרוני והכניסה אליה צריכות להיות עקביות עם רמת הכבוד והפורמליות של האדם שאיתו אתה מתקשר. כמו כן, כתוב עבור האדם שיקרא אותו - אם הם נוטים להיות מנומסים ורשמיים מאוד, כתוב בשפה זו. כנ'ל לגבי מקלט שנוטה להיות לא רשמי ונינוח יותר. - לינדזי פולק , מומחה בקריירה ובמקומות עבודה, יועץ נימוסי דואר אלקטרוני, ומחבר הספר מעבר ממכללה לקריירה
22. כלול תמיד חתימה. אתה אף פעם לא רוצה שמישהו יצטרך לחפש איך ליצור איתך קשר. אם אתה מתמצא במדיה החברתית, כלול גם את כל המידע שלך על מדיה חברתית בחתימה שלך. חתימת הדואר האלקטרוני שלך היא דרך נהדרת להודיע לאנשים יותר עליך, במיוחד כאשר כתובת הדואר האלקטרוני שלך אינה כוללת את שמך המלא או את החברה שלך. - פולק
23. השתמש רק במגיב אוטומטי במידת הצורך. תגובה אוטומטית שאומרת 'תודה על הודעת הדואר האלקטרוני שלך. אני אגיב לך ברגע שאוכל 'לא יועיל. עם זאת, דבר אחד שההודעות האלה מצליחות הוא התראות שולחי דואר זבל כי הדואר האלקטרוני שלך אמיתי ושהם יכולים להוסיף אותך לרשימת הספאם שלהם. - פגי דאנקן , מומחה פרודוקטיביות אישי ומחבר לכבוש עומס דוא'ל עם הרגלים טובים יותר, נימוסים, ו- Outlook 2007
24. הכשיר את הצוות שלך. בעלי עסקים צריכים לוודא שהצוות שלהם מאומן בתקשורת דואר אלקטרוני - לא להניח שהם יודעים מה הם עושים, ומה נחשב מקצועי. קבעו תקני דואר אלקטרוני שכל אחד מהחברה צריך לעמוד בהם. - פולק
25. הדואר האלקטרוני שלך הוא השתקפות שלך. כל דואר אלקטרוני שאתה שולח מוסיף למוניטין שלך או פוגע בו. אם הדואר האלקטרוני שלך מפוזר, לא מאורגן ומלא בטעויות, הנמען נוטה לחשוב עליך כאיש עסקים מפוזר, רשלני ולא מאורגן. דעתם של אנשים אחרים חשובה ובעולם המקצועי, תפיסתם כלפיך תהיה קריטית להצלחתך. - פיטר פוסט , מנהלת מכון אמילי פוסט בורלינגטון שבוורמונט, המציע עצות נימוס ותשובות לשאלות נימוסים כגון נימוסי חתונה, סוגיות הורות ונימוסי שולחן.
הערת העורך: מחפש שירותי שיווק בדוא'ל עבור החברה שלך? אם אתה מעוניין במידע שיעזור לך לבחור את המתאים לך, השתמש בשאלון שלמטה כדי שהשותף שלנו, BuyerZone, יספק לך מידע בחינם:
גילוי עריכה: Inc כותב על מוצרים ושירותים במאמר זה ובמאמרים אחרים. מאמרים אלה אינם תלויים בעריכה - כלומר עורכי וכתבים חוקרים וכותבים על מוצרים אלה ללא כל השפעה של מחלקות שיווק ומכירות כלשהן. במילים אחרות, אף אחד לא אומר לעיתונאים או לעורכינו מה לכתוב או לכלול במאמר מידע חיובי או שלילי מסוים על מוצרים או שירותים אלה. תוכן המאמר נתון לחלוטין לשיקול דעתו של הכתב והעורך. עם זאת תבחין כי לעיתים אנו כוללים קישורים למוצרים ושירותים אלה במאמרים. כאשר הקוראים לוחצים על קישורים אלה וקונים מוצרים או שירותים אלה, Inc עשוי לקבל פיצוי. מודל פרסום מבוסס מסחר אלקטרוני זה - כמו כל מודעה אחרת בדפי המאמר שלנו - אינו משפיע על כיסוי העריכה שלנו. כתבים ועורכים לא מוסיפים קישורים אלה, והם גם לא ינהלו אותם. מודל פרסום זה, כמו אחרים שאתה רואה ב- Inc, תומך בעיתונות העצמאית שאתה מוצא באתר זה.
